Chartes d’utilisation des soumissionnaires
Vu la Constitution ;
Vu la loi 2000/010 du 19 décembre 2000 régissant les archives ;
Vu la loi N° 2010/012 du 21 décembre 2010 relative à la cyber-sécurité et à la cybercriminalité au Cameroun ;
Vu la loi N° 2010/013 du 21 décembre 2010 régissant les communications électroniques au Cameroun ;
Vu la loi 2010/21 du 11 décembre 2010 régissant le commerce électronique au Cameroun ;
Vu le décret N° 92/089 du 04 mai 1992 précisant les attributions du Premier Ministre, modifié et complété par le décret n°95/145 bis du 04 août 1995 ;
Vu le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant Code des Marchés Publics ;
Vu le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du Gouvernement ;
Vu le décret n°2011/409 du 09 décembre 2011 portant nomination d’un Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;
Vu le décret n°2012/076 du 08 mars 2012 modifiant et complétant certaines dispositions du décret 2001/048 du 23 février 2001 portant création, organisation et fonctionnement de l’Agence de Régulation des Marchés Publics ;
Vu le décret n°2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et fonctionnement des Commissions de
passation des marchés publics, modifié et complété par le décret n°2013/271 du 05 août 2013 ;
Vu le décret n°2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des Marchés Publics,
Vu le décret n°…………………. du ……………………….. fixant les conditions et modalités de passation des marchés
publics par voie électronique au Cameroun,
Définitions
On entend par les termes suivants :
- L’Agence Nationale des Technologies de l’Information et de la Communication (ANTIC) : c’est un établissement public administratif créé suite à la promulgation de la Loi N°2010/012 du 21 décembre 2010 relative à la cyber-sécurité et à la cybercriminalité et de la Loi N°2010/013 du 21 décembre 2010 régissant les communications électroniques au Cameroun. L’ANTIC représente le plus haut niveau de confiance dans le domaine de la certification électronique, de la sécurité des transactions et des échanges électroniques. Elle a comme tâche :
- la fixation des caractéristiques du dispositif de création et de vérification de la signature.
- l’émission, la délivrance et la conservation des certificats électroniques relatifs aux agents publics habilités à effectuer les échanges électroniques. Ces opérations peuvent être effectuées directement ou à travers des fournisseurs de services de certification électronique publics.
- “L’utilisateur” désigne un responsable, au sein d’une entreprise, inscrit sur la plateforme de passation en ligne et ayant un certificat électronique délivré par l’ANTIC.
- ‘‘Le profil’’ Est un droit d’accès à des tâches bien déterminées dans le système.
Pour chaque entreprise, il y a deux profils à savoir Administrateur et Utilisateur général. Chaque soumissionnaire doit désigner en son sein un utilisateur qui aura le profil d’administrateur.
- Certificat électronique : Document électronique sécurisé par la signature électronique de la personne qui l’a émis et qui atteste après constat de la véracité de son contenu
- Horodatage : Mécanisme électronique consistant à associer une date et une heure à un événement, une information ou une donnée informatique. Il a généralement pour but d'enregistrer l'instant auquel une opération a été effectuée dans un système informatique.
Article n° 1. L’organe de gestion : le Ministère des Marchés Publics (MINMAP) est l’organe de gestion de la plateforme d’achat en ligne. A ce titre, il a pour vocation de gérer et d’administrer le système COLEPS en vue de la réalisation des différentes opérations d’achat public en ligne.
Article n° 2. Rôles et responsabilités de l’organe de gestion. L’organe de gestion est chargé de la gestion de COLEPS comme suit :
- la vérification et l’approbation d’enregistrement des Maîtres d’Ouvrage ;
- la vérification et l’approbation d’enregistrement des soumissionnaires ;
- la vérification et l’approbation d’enregistrement des organes externes ;
- l’approbation des demandes d’enregistrement et la délivrance des certificats ;
- le Traitement des requêtes (demande d’éclaircissements, dénonciation) émanant de tous les utilisateurs ;
- la validation et la publication de la programmation ;
- l’administration du système.
Article n° 3 : les obligations des fournisseurs : Les fournisseurs doivent respecter la réglementation des marchés publics. Ils doivent connaître et suivre les conditions d’utilisation de COLEPS et les autres annonces de l’organe de gestion. Les fournisseurs sont invités à déposer leurs offres 48 heures avant la date et l’heure limites de réception des offres afin d’éviter toute sorte de problèmes imprévisibles lors de l’envoi.
Article n° 4 : Application des conditions : Ces conditions d’utilisation prennent effet lorsque l’utilisateur les accepte au moment de son enregistrement sur le système. – L’organe de gestion a la possibilité de modifier ces conditions d’utilisation et doit les publier sur le système 7 jours en avance en précisant le contenu de la modification et la date d’entrée en vigueur sauf cas exceptionnel. - Ces modifications doivent faire l’objet d’une validation par l’utilisateur avant utilisation du système.
Article n° 5 : Enregistrement des soumissionnaires : L’enregistrement des fournisseurs se fait à l’adresse www.marchespublics.cm ou www.publiccontracts.cm. Le fournisseur est identifié sur le système par le numéro de registre de commerce. L’inscription en tant qu’utilisateur chez le fournisseur nécessite au préalable la détention d’un certificat électronique délivré par l’ANTIIC.
Article n° 6 : les utilisateurs et les rôles chez les soumissionnaires :
Le système permet la gestion des profils suivants chez le soumissionnaire :
- L’Administrateur : chaque fournisseur désigne un représentant qui est l’administrateur de sa structure dans COLEPS. Ce dernier attribue les rôles aux autres utilisateurs au sein de sa structure.
- L’Utilisateur général : Il peut consulter les Avis d’Appels d’Offres, soumissionner, introduire des recours et consulter les résultats d’attribution.
Un seul fournisseur peut générer plusieurs utilisateurs, c’est à dire plusieurs certificats.
L’utilisateur de chaque fournisseur doit connaître et suivre la règlementation en matière de passation des marchés publics en ligne notamment les conditions d’utilisation, les manuels d’utilisation des fournisseurs et les annonces du système.
Article n° 7 : les sous-systèmes de COLEPS : Le système des achats publics en ligne comprend les sous-systèmes suivants :
- Portail web : il s’agit de la porte d’entrée (single windows) de COLEPS ;
- Système de gestion des utilisateurs (User Management) : C’est la composante qui gère les utilisateurs.
- Système de passation (e-Bidding) : C’est la composante qui concerne la passation. Elle intègre la programmation des marchés publics, la publication des avis d’appel d’offres, la soumission, le dépouillement des offres et la publication des résultats.
- Liens externes : c’est la composante qui gère les acteurs externes à la passation (banque, impôt, CNPS, ARMP, Greffe) chargés de délivrer les pièces administratives.
- Statistiques : c’est le module qui gère les statistiques de passation des marchés publics en ligne
Article n° 8 : Transmission des documents électroniques : Les documents électroniques utilisés au niveau du système sont des documents apposés de signature électronique définis par la loi n° 2010/013 du 21 décembre 210 relative au commerce électronique. La conservation du document électronique fait foi au même titre que la conservation du document écrit. Le moment de transmission des documents électroniques tels que les soumissions doivent suivre l’horodatage de l’ANTIC. Les documents électroniques non sauvegardés dans le serveur de COLEPS seront considérés comme non-reçus peu importe son état d’envoi. Si le document électronique est transmis au serveur de COLEPS, il est considéré comme reçu.
Article n° 9 : Consultation du DAO
Les documents d’appel public à concurrence comportent, outre les éléments prévus par le code des marchés publics, le lien de téléchargement sous un format courant (PDF) des documents de la consultation.
La consultation du DAO sur la plateforme est gratuite. Toutefois, les soumissionnaires et candidats doivent s’acquitter des frais éventuels d’acquisition du dossier de consultation des entreprises suivant les conditions et modalités fixées par les documents d’appel public à concurrence.
Article n° 10 : la gestion des entreprises suspendues (black liste) :
COLEPS permet la consultation des entreprises suspendues ou exclues du système de passation des marchés. Pendant la période de suspension, les soumissionnaires ne peuvent pas concourir.
Article n° 11 : Révocation du certificat :
En cas de perte de certificat électronique ou de doute sur la confidentialité du mot de passe, l’utilisateur doit immédiatement prendre les mesures nécessaires suivantes :
- Contacter le MINMAP pour changer le code PIN ou bien révoquer le certificat.
- Faire désactiver l’ID ou ledit certificat par l’administrateur de la structure.
Article n° 12 : Envoi de certaines pièces administratives : Les fournisseurs doivent contacter leurs banques, centre d’impôts de rattachement, la CNPS et l’ARMP pour l’établissement respectivement des cautions de soumission, dossier fiscale, attestation de soumission, et certificat de non exclusion relatifs à l’appel d’offres sollicité. Ces organes envoient les documents en ligne via COLEPS. Les fournisseurs peuvent consulter leurs états d’envoi directement sur le système en utilisant leur certificat.
Article n° 13 : Erreur du système et suspension du service : L’organe de gestion peut suspendre temporairement le service dans les cas suivants :
- Entretien, mise à jour, modifications et remplacements des équipements et dans ces cas, elle publie une annonce sur le système deux jours à l’avance.
- Pannes imprévisibles. Si le service est suspendu en raison d’erreur imprévisible du système, le soumissionnaire peut contacter l’organe de gestion par e-mail ou téléphone, pour savoir la cause de la suspension et l’état de traitement du dernier dossier et le cas échéant, reprendre le processus. Pour prévenir les erreurs des réseaux financiers qui ont une relation directe avec le paiement électronique des DAO, dans le cas où les DAO sont payants en ligne, il est conseillé de payer les frais correspondants trois jours avant la date limite de réception des offres. Au cas où le paiement en ligne est impossible, le fournisseur peut payer hors ligne.
Article n°14 : l’organe de gestion utilise les contacts ci-après :
- E-mail : dsi@minmap.cm; ced-dsi@minmap.cm;
- Call center : ………………………….
Article n° 15 : Mise en vigueur : Ces conditions d’utilisation prennent effet dès la date de publication sur le système.
